এসো জাতি গড়ি (এজাগ) এর যাত্রা শুরু ২০০১ সালে অনানুষ্ঠানিক শিক্ষা কর্মসূচীর মাধ্যমে। দারিদ্র্য বিমোচন ও সুবিধাবঞ্চিত মানুষের জন্য অধিকার নিশ্চিত করার লক্ষ্যে ২০০১ সন থেকে এর আনুষ্ঠানিক অগ্রযাত্রা শুরু হয়। বাংলাদেশের আর্থ-সামাজিক অবস্থার উন্নয়নে এসো জাতি গড়ি (এজাগ) এর ভূমিকা বেশ অগ্রগণ্য।
আর্থিক ব্যবস্থাপনার মূল বিষয়বস্তু হল প্রতিষ্ঠানের অর্থ ও হিসাব এর সঠিক ব্যবস্থাপনা। এসো জাতি গড়ি (এজাগ) এর কার্যক্রম বিস্তৃতির পরিপ্রেক্ষিতে প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম সুসংহতভাবে পরিচালনা করার লক্ষ্যে অর্থ ও হিসাব ব্যবস্থাপনার নিয়মাবলীর একটি নির্দেশিকা থাকা অতীব জরুরী। প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রমের প্রতিটি পর্যায়ে যাতে এক এবং অভিন্ন হিসাব ব্যবস্থাপনা ও পদ্ধতি অনুসরণ করা হয়, সেই উদ্দেশ্যকে সামনে রেখে এসো জাতি গড়ি (এজাগ) হিসাব নির্দেশিকাটি পুন:সংস্করণের পদক্ষেপ নিয়েছে।
যথাযথ কর্তৃপক্ষ ব্যতিরেকে এই আর্থিক ম্যানুয়ালের কোনরূপ সংযোজন, বিয়োজন, পরিবর্তন বা পরিবর্ধন করা যাবে না। এই নীতিমালা কার্যকর হওয়ার সাথে সাথে এসো জাতি গড়ি (এজাগ) আর্থিক ব্যবস্থাপনা ও হিসাবরক্ষণ ম্যানুয়াল সংক্রান্ত পূর্ববর্তী সকল পরিপত্র বাতিল বলে গণ্য হবে। এই নীতিমালা সম্পর্কে সুস্পষ্ট ধারণা রাখা, যথাযথভাবে প্রয়োগ করা এবং এর অপব্যবহার রোধ করা প্রতিটি এসো জাতি গড়ি (এজাগ) এর কর্মীর দায়িত্ব।
আর্থিক ব্যবস্থাপনা ও হিসাবরক্ষণ ম্যানুয়ালটি ১লা জুন ২০০৭ হতে কার্যকর হবে। আশা করা যায় এ ম্যানুয়ালের সুষ্ঠু ব্যবহার ও কার্যকর প্রয়োগের মাধ্যমে প্রতিষ্ঠানের হিসাব ও আর্থিক ব্যবস্থাপনার স্তর আরো একধাপ এগিয়ে যাবে।

নির্বাহী পরিচালক
এসো জাতি গড়ি(এজাগ)

আন্তর্জাতিক আর্থিক প্রতিবেদন মান (ওঋজঝ) এবং বাংলাদেশ আর্থিক প্রতিবেদন মান (ইঋজঝ) অনুযায়ী সঠিক এবং পূর্ণাঙ্গ হিসাব প্রস্তুত ও রক্ষণাবেক্ষণ করাই এই নির্দেশিকার মূল উদ্দেশ্য।
এই নির্দেশিকার অন্যান্য উদ্দেশ্যসমূহ নিম্নরূপ:
ক. সরকারী প্রতিষ্ঠান, বাংলাদেশ ব্যাংক, মাইক্রোক্রেডিট রেগুলেটরী অথরিটি, এনজিও বিষয়ক ব্যুরোসহ অন্যান্য নিবন্ধনকারী কর্তৃপক্ষ, সহযোগী প্রতিষ্ঠান এবং দাতা সংস্থার চাহিদা মোতাবেক সঠিক এবং সর্বজন গৃহীত আর্থিক প্রতিবেদন তৈরী করা।
খ. হিসাবের স্ট্যান্ডার্ড ফরম এবং নিয়ম অনুযায়ী হিসাবের বইপত্র এবং দলিল-দস্তাবেজ রক্ষণাবেক্ষণ করা।
গ. বিভিন্ন প্রকল্প, শাখা এবং কেন্দ্রীয় অফিসে একই নিয়মে হিসাব রক্ষণাবেক্ষণ এবং হিসাবের প্রতিবেদন তৈরী করা।

এই ম্যানুয়াল শুধুমাত্র এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর অনুমোদিত কর্মীরা ব্যবহার করবে। এই নির্দেশিকার নীতিমালা অনুযায়ী হিসাবের কার্যক্রম পরিচালিত হবে এবং ইহার কোনরূপ ব্যতিক্রম করা যাবে না। তবে উল্লেখ থাকে যে, এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর যথাযথ কর্তৃপক্ষের অনুমোদন সাপেক্ষে এই নির্দেশিকার পরিবর্তন, পরিমার্জন, সংযোজন ও বিয়োজন করা যাবে। এ সম্পর্কিত বিস্তারিত তথ্য একবিংশ অধ্যায়ে বর্ণনা করা হয়েছে।

এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর দৈনন্দিন লেনদেন সমূহকে সঠিক ভাবে দু’তরফা দাখিলা পদ্ধতি মোতাবেক লিপিবদ্ধকরণসহ যথাযথ হিসাবের শ্রেণীভুক্তি করা, প্রাপ্তি-প্রদান, আয়-ব্যয় ও চুড়ান্ত হিসাব তৈরী, প্রতিষ্ঠানের বাৎসরিক ফলাফল ও আর্থিক অবস্থা নিরুপন, এর বিশ্লেষণ এবং প্রয়োজনীয় আর্থিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ হিসাব সংরক্ষণের উদ্দেশ্য।

হিসাব বিভাগ এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর প্রধান কার্যাবলীর সহায়ক বিভাগ হিসাবে গুরুত্বপূর্ণ ভূমিকা পালন করে। হিসাব বিভাগ এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর একটি স্থায়ী বিভাগ। আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতকরণ ও হিসাবের সকল নথিপত্র সংরক্ষণ অর্থ ও হিসাব বিভাগের অন্যতম প্রধান দায়িত্ব। হিসাব বিভাগ আর্থিক প্রতিবেদন সঠিক ও নির্ভুলভাবে প্রকাশ ও উপস্থাপন করবে। এছাড়াও হিসাব শাখার অন্যতম প্রধান দায়িত্ব হলো প্রতিটি ব্যয়ের সত্যতা প্রমান করা এবং যাবতীয় আয়ের প্রাপ্তিতা নিশ্চিত করা। এছাড়াও অভ্যন্তরীণ নিয়ন্ত্রণ ব্যবস্থার সুষ্ঠু ও কার্যকরভাবে নিয়ন্ত্রণ ও পরিচালনায় হিসাব বিভাগের অন্যতম ভূমিকা থাকে।

এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর হিসাব বিভাগের দায়িত্বসমুহ নিম্নরূপ:

• আর্থিক লেনদেন গুলোকে যথাযথভাবে হিসাবের বইতে লিপিবদ্ধকরণ
• লেনদেন সমুহের প্রমান স্বরূপ সকল দলিল, ভাউচার ও অন্যান্য কাগজ পত্র সংরক্ষণ
• প্রয়োজনীয় হিসাবের বই, রেজিষ্টার ইত্যাদি রক্ষনাবেক্ষণ
• নির্দিষ্ট সময় অন্তর আর্থিক বিবরণী প্রস্তুতকরণ এবং তা যথাযথভাবে তথ্য ব্যবহারকারীদের নিকট প্রেরণ
• অন্যান্য বিভাগকে প্রয়োজনীয় আর্থিক ও অন্যান্য তথ্য সরবরাহকরণ
• মাসিক ও বার্ষিক আর্থিক প্রতিবেদন প্রস্তুতকরণ
• বাজেট প্রস্তুতকরণ ও ব্যয় নিয়ন্ত্রণ
• আয়কর এবং মূল্য সংযোজন কর নির্ধারণ, কর্তন এবং সরকারী কোষাগারে জমাকরণ
• প্রয়োজনীয় আর্থিক সিদ্ধান্ত গ্রহণ
• নির্দিষ্ট সময় অন্তর হিসাবের গানিতিক নির্ভুলতা যাচাইকরণ
• ব্যবস্থাপনা ও অন্যান্য সকল বিভাগকে প্রয়োজনীয় আর্থিক তথ্য সরবরাহ নিশ্চিতকরণ
• অভ্যন্তরীণ ও বহি:নিরীক্ষকদের চাহিদা মাফিক তথ্য প্রদান
• দাতা ও সহযোগী সংস্থা, নিবন্ধনকারী কর্তৃপক্ষ, সরকারী প্রতিষ্ঠানকে প্রয়োজনীয় আর্থিক তথ্য সরবরাহ নিশ্চিতকরণ
• হিসাব/আয়-ব্যয় সংক্রান্ত বিষয়ে উর্ধ্বতন কর্তৃপক্ষকে অবহিত/দিক নির্দেশনা প্রদান

চলমান প্রতিষ্ঠানের ধারনা অনুযায়ী একটি প্রতিষ্ঠানের কার্যক্রম অনন্তকাল ধরে চলবে বলে ধরে নেয়া হয়। কিন্তু সংস্থার ফলাফল ও আর্থিক অবস্থা জানার জন্য একটি অনির্দিষ্ট সময়কে ছোট ছোট সময় কালে ভাগ করা হয়। যাকে হিসাব বর্ষ বলা হয়। প্রতিষ্ঠান তার প্রয়োজন অনুযায়ী হিসাব বর্ষ নির্ধারন করে। যেমন: ১লা জানুয়ারী থেকে ৩১শে ডিসেম্বর অথবা ১লা জুলাই থেকে ৩০শে জুন।

এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর হিসাব বর্ষ: ১লা জুলাই হতে ৩০শে জুন পর্যন্ত ।

প্রতিষ্ঠানের লেনদেন গুলোকে যে সকল বইতে লিখে রাখা হয় তাকে হিসাবের বহি বলা হয়। এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর প্রধান কার্যালয় ও প্রকল্প/শাখা কার্যালয় গুলো নিম্নে উল্লেখিত হিসাবের বহিসমূহ ব্যবহার করতে হবে।

• দুই ঘরা নগদান বহি
• জেনারেল লেজার
• সাবসিডিয়ারী লেজার
• ব্যাংক রেজিষ্টার
• অন্যান্য প্রয়োজনীয় রেজিষ্টার

এসো জাতি গড়ি(এজাগ) এর সকল প্রাপ্তি ও প্রদান এবং আয়-ব্যয়ের খাত ভিত্তিক হিসাব সংরক্ষণ করতে হবে। জেনারেল লেজার-এ প্রতিটি একই প্রকৃতির লেনদেনসমূহের জন্য পৃথক পৃথক হিসাবখাত খুলতে হবে। একই হিসাবখাতের ডেবিট এবং ক্রেডিট লেনদেনগুলি সংশ্লিষ্ট খাতে নগদান বহি ও জার্নাল ভাউচার হতে তারিখ অনুযায়ী ধারাবাহিকভাবে লিপিবদ্ধ করে উক্ত খাতের ফলাফল/স্থিতি নির্ণয় করতে হবে। হিসাবের খাত সমূহকে সহজে বোঝার জন্য প্রত্যেকটি খাতকে একটি নির্দিষ্ট নম্বর দিয়ে চিহ্নিতকরণ করা হয়ে থাকে। এই নম্বর সমূহকে হিসাব কোড বলা হয়। এসো জাতি গড়ি(এজাগ) যাবতীয় লেনদেন সমূহের সঠিক পরিচালনার জন্য নিম্নের হিসাব কোডসমূহ অনুসরণ করবে। প্রকল্প/শাখা পর্যায়ে অবস্থিত কর্মীগণ ঈযধৎঃ ড়ভ অপপড়ঁহঃং পরিবর্তনের প্রয়োজনীয়তা দেখা দিলে তা হিসাব বিভাগের বিভাগীয় প্রধানের অনুমোদন ব্যতিরেকে নতুন কোন হিসাবের খাত খুলতে পারবে না।

উল্লেখ্য যে, উপরোক্ত হিসাব কোডসমূহ নমুনা দেয়া হলো, প্রকল্প ভিত্তিক পৃথক পৃথক চার্ট অব একাউন্টস্ করা আছে। সেইগুলো অনুসরণ করতে হবে। এছাড়াও সংস্থ্ার অনেকগুলো প্রকল্পে সফটওয়ার ব্যবহার করা হচ্ছে এবং সে চার্ট অব একাউন্টস্ গুলো এসো জাতি গড়ি (এজাগ) কর্তৃপক্ষ কর্তৃক অনুমোদিত সুতরাং সে ক্ষেত্রে সফটওয়ার অনুযায়ী চার্ট অব একাউন্টস্ ব্যবহার করতে হবে।